介護施設の実費請求書の書き方【食費・おむつ代・テンプレート無料】

月末の実費請求、まだ手書きやExcelですか？

介護施設の「実費」とは何か

介護施設のサービスは「介護保険給付の対象」と「保険外の実費」に分かれます。実費は施設が独自に設定・請求できる費用で、主に以下の項目があります。

実費請求書の必須記載項目

基本の6項目（全施設共通）

• ●書類名と請求月　「実費請求書」「〇年〇月分」と明記する。管理番号をつけると検索・保管が楽になる
• ●施設情報　施設名・住所・電話番号・振込先口座（または集金方法）
• ●宛先　利用者氏名と「ご家族様」または後見人名。宛名の誤りはクレームの原因になる
• ●費目別の明細　「食費 22日分 × 600円 = 13,200円」のように日数・単価・小計を明記する
• ●課税・非課税の区分と消費税額　課税項目（クリーニング代等）と非課税項目（おむつ代等）を分けて消費税を明示
• ●支払期限と支払方法　「〇月〇日までに下記口座へお振込みください」または「集金日：〇月〇日」と明確に

インボイス登録をしている施設の追加項目

適格請求書発行事業者に登録している施設は、上記に加えて以下が必須です。

消費税の書き方：課税・非課税の混在に注意

介護施設の実費請求は課税・非課税・軽減税率の3種類が混在するため、一般の請求書より少し複雑です。

記載例（デイサービス）：

〇月分 実費請求書

ご利用者様：山梨 花子 様 ／ ご家族様：山梨 太郎 様

費目                  数量     金額
食費（昼食）          22食     13,200円（8%対象）
おむつ代                         2,500円（非課税）
クリーニング代          4回      1,100円（10%対象）
娯楽費（遠足）          1回      1,500円（10%対象）
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8%対象小計           13,200円  消費税    1,056円
10%対象小計           2,600円  消費税      260円
非課税合計             2,500円
─────────────────────────────────────
合計請求金額           19,616円（税込）

支払期限：〇月〇日まで
振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567（カ）〇〇デイサービス

月次請求の流れ

1. 月末に費目ごとの実績を集計する　食事日数・おむつ使用量・クリーニング件数などをサービス提供記録から集計
2. 請求書テンプレートに入力する　利用者ごとに費目・数量・金額を入力。施設情報はテンプレートに登録済みなので転記ゼロ
3. PDFで出力して内容確認する　計算ミス・宛名間違い・費目漏れがないかダブルチェック
4. 家族へ郵送またはメール送付する　初回取引では送付方法を事前に確認しておくと丁寧
5. 入金確認・記録保管　未入金は支払期限の翌週に確認。請求書・入金記録をセットで5年保存

よくあるトラブルと対策

• ●費目名が「雑費」「その他」のみ　家族が内容を確認できず問い合わせが増える。「クリーニング代（〇月分 4回）」のように具体的に記載する
• ●振込先口座を毎回確認している　施設の口座情報はテンプレートに固定登録し、変更時のみ告知する運用にする
• ●送付先の家族が変わっている　入院・転居等で連絡先が変わるケースがある。半年に一度は宛先情報を確認する
• ●未払いの把握が遅れる　締め日から2週間後に未入金リストを確認する習慣をつけると催促が早くなる

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まとめ：送付前チェックリスト

• 「実費請求書」「〇年〇月分」と明記されているか
• 利用者氏名・宛先（家族・後見人）が正確か
• 費目ごとの日数・単価・金額の明細があるか
• 課税項目・非課税項目・軽減税率項目が正しく区分されているか
• 消費税額（税率ごと）が明示されているか
• 施設名・住所・振込先口座が記載されているか
• 支払期限と支払方法が明確か
• インボイス登録施設の場合：登録番号・適用税率・税率別消費税額が記載されているか

実費請求書は毎月繰り返す定型業務です。一度フォーマットを整えてしまえば、あとは数字を更新するだけで完成します。みつもるんのテンプレート機能を使えば施設情報の入力はゼロ。現場の月末負担を大幅に減らせます。